Deep Work Concentrati al massimo di Cal Newport
Marco Porcellato

Marco Porcellato

Come fare Deep Work di Cal Newport – Guida Pratica

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Lavora più focalizzato con tutti i consigli pratici estratti dal libro "Deep Work" di Cal Newport su come raggiungere il "lavoro profondo" in questo articolo approfondito e strutturato come una guida pratica per te

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Come la maggior parte delle persone, probabilmente sei facilmente distratto da pensieri vaganti o aggiornamenti sui social media mentre cerchi di essere produttivo nella tua vita personale o professionale.

Nel libro Deep Work, Cal Newport ti insegna come sviluppare la concentrazione e resistere alle distrazioni in modo da poter diventare un leader nel tuo settore e procedere con fiducia verso i tuoi obiettivi più importanti. Sostiene che la concentrazione è come un muscolo mentale: attraverso un allenamento deliberato, puoi rafforzare la tua concentrazione ed espandere le tue capacità mentali.

Newport spiega perché la capacità di fare un lavoro profondo o Deep Work (lavoro che richiede un’intensa concentrazione) è così importante nella nostra economia moderna e mostra come rendere il lavoro profondo una parte della tua vita.

Oltre ad esplorare le idee di Newport su come eliminare le distrazioni, questo articolo aggiunge consigli di altri autori su come lavorare nonostante le distrazioni che puoi incontrare. Includo anche dei modi pratici in cui i lavoratori della conoscenza (in inglese knowledge worker) di tutti i giorni, quindi non solo accademici come Newport, possono dare la priorità al lavoro profondo.

Questo articolo è strutturato come una guida, divisa in due parti. Nella prima parte, ti condividerò le tre idee fondamentali del lavoro profondo (Deep Work) e quindi i suoi vantaggi. Poi, vedremo insieme le pratiche e i consigli che ti aiuteranno a creare un ambiente di supporto per impegnarti in un lavoro profondo.

Potrai approfondire direttamente quello che trovi in questo articolo leggendo il libro originale di Cal Newport che trovi qui, cliccando sull’immagine della copertina qui sotto, nella versione in Italiano o anche nella versione Inglese originale, se preferisci leggerlo nella versione originale dell’autore, come ho fatto io.

Definizione di Deep Work di Cal Newport o Lavoro Profondo

Disclaimer: Potresti trovare dei termini che sono tradotti diversamente nella versione del libro in italiano di Deep Work. Il motivo semplice è che in questo riassunto ho tradotto personalmente i termini dopo aver letto il libro in lingua inglese, perché mi piace andare direttamente alla fonte originale quando possibile.

Cal Newport definisce il “lavoro profondo” (Deep Work) come un lavoro concentrato, ininterrotto e senza distrazioni su un compito che spinge le tue capacità cognitive al limite. Al contrario, “lavoro superficiale” (Shallow Work) descrive attività che non sono così impegnative dal punto di vista cognitivo, come rispondere alle e-mail e partecipare a riunioni improduttive. Queste attività non creano molto valore e chiunque può svolgerle.

In altre parole, come racconta nel suo Podcast, la sua definizione di Deep Work comprende 2 caratteristiche essenziali che devono essere presenti entrambe:

  • lavoro molto impegnativo a livello cognitivo o mentale
  • assenza di distrazioni

Altri autori si riferiscono al lavoro profondo e al lavoro superficiale come lavoro riflessivo e lavoro reattivo. Tuttavia, per alcuni compiti, il confine tra “riflessivo” e “reattivo” può creare confusione. Ad esempio, potresti pensare che le e-mail richiedano di riflettere su una risposta adeguata, contando quindi come lavoro riflessivo, mentre secondo la definizione di Cal Newport risultano un lavoro superficiale.

Negli ultimi decenni, l’economia è passata dal lavoro legato alla forza fisica all’analisi e all’applicazione delle informazioni. Newport spiega che le abilità che hanno successo nell’economia moderna, come la risoluzione di problemi complessi, l’analisi dei dati e la programmazione di computer, richiedono un lavoro approfondito per essere apprese ed eseguite.

Sostiene che la tua capacità di fare un lavoro profondo determinerà quanto prospererai nell’economia dell’informazione. Ironia della sorte, le stesse tecnologie che hanno costruito l’economia dell’informazione stanno esaurendo la nostra capacità di fare un lavoro profondo. Telefoni, e-mail e app che creano dipendenza ci allontanano da una buona concentrazione quasi ogni minuto. Pertanto, in questo momento storico in cui il lavoro profondo è più importante, risulta anche essere più difficile.

C’è da dire comunque che queste idee non sono proprio nuovissime: nel libro “The Effective Executive” di Peter Drucker, pubblicato nel 1966, viene discussa la crescente “economia della conoscenza”. Le migliori pratiche di Drucker per distinguersi nell’economia della conoscenza si allineano bene con diverse pratiche di lavoro profondo che troverai più avanti in questo articolo, ad esempio come eliminare le attività che fanno perdere tempo, programmare le attività in blocchi di tempo ininterrotti e come concentrarsi su un’attività alla volta.

Idea n. 1: il Deep Work è IMPORTANTE

Newport sostiene che il lavoro approfondito ti consente di fare due cose fondamentali per le tue prestazioni e per il tuo successo nell’economia dell’informazione:

Imparare e padroneggiare nuove abilità

Newport spiega che la tecnologia e le migliori pratiche diventano rapidamente obsolete nell’economia dell’informazione. Per rimanere rilevante e competitivo per decenni, devi continuare ad apprendere nuove abilità stimolanti, il che richiede concentrazione.
(Altri esperti suggeriscono diverse azioni che di solito portano alla padronanza delle abilità: in primo luogo, determina se il tuo obiettivo è raggiungibile e assicurati che l’abilità sia rilevante per la tua carriera. Quindi, trova un metodo che sia in linea con il tuo stile di apprendimento e ti permetta di acquisire le abilità un po’ alla volta, invece che tutte in una volta. Infine, affidati ad altri: trova un mentore che possa istruirti e aiutarti a riflettere sui tuoi progressi.)

Applicare le abilità per aumentare i tuoi risultati

Una volta appresa un’abilità nuova, devi fare qualcosa di utile con essa. Ricorda questa semplice regola: “Lavoro di alta qualità prodotto” = “Tempo speso” x “Intensità di concentrazione”.
Il concetto chiave qui è che ciò che fai con le tue abilità deve essere utile. Nel libro “The Effective Executive”, Peter Drucker spiega come determinare se il tuo lavoro è efficace o semplicemente efficiente. Quindi come valutare la differenza tra un lavoro utile che migliora le tue prestazioni o semplicemente una produttività al solo fine di aumentare la produzione che non è necessariamente utile o di alta qualità.

Idea n. 2: il Deep Work è DIFFICILE

Newport spiega che il lavoro profondo è difficile perché il nostro mondo ci bombarda con distrazioni quasi costanti. Racconta tre modi principali in cui i luoghi di lavoro moderni fanno deragliare la capacità dei knowledge worker di impegnarsi in un lavoro profondo.

Spazi di lavoro Open Space o planimetrie aperte

Gli Open Space avevano lo scopo di aumentare la collaborazione. Ma Newport spiega, come ho avuto modo di sperimentare anch’io negli anni in cui ho lavorato come dipendente in un ufficio, che sono un ambiente che distrae continuamente, in cui ogni conversazione viene ascoltata e una persona sola può disturbare molte altre persone che le stanno intorno e per le quali quella conversazione non ha nessun valore.

Prima della pandemia di Covid-19, molte aziende stavano già iniziando a ripensare ai loro Open Space, dopo aver scoperto che mettere così tanti dipendenti in uno spazio condiviso stava creando troppa distrazione. Per queste aziende, la pandemia ha evidenziato l’aumento del rischio di trasmissione di malattie negli spazi aperti condivisi e ha accelerato la loro decisione di lasciare alle spalle le planimetrie aperte.

Comunicazione istantanea

Con strumenti di messaggistica istantanea come Slack, WhatsApp, Telegram e gli SMS, le persone possono interrompere il tuo lavoro quando vogliono. Secondo Newport, di conseguenza, smettiamo di essere pensatori profondi per diventare dei centralini umani.

Consiglio veloce: per rendere meno distratti la messaggistica istantanea puoi usare le funzionalità della piattaforma per inviare ai mittenti un messaggio automatico in cui spieghi che non risponderai immediatamente (ad esempio all’interno di WhatsApp Business).

Social media

Nelle piattaforme di social media, come Facebook, Instagram, Twitter e Tik Tok per nominarne qualcuna, le conversazioni continuano all’infinito, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. I nuovi contenuti che vedi sembrano sempre nuovi e produttivi, ma non ti avvicinano alle cose principali a cui tieni davvero.

Idea n. 3: il Deep Work è SODDISFACENTE

Il lavoro poco profondo inganna ed è negativo, perché sembra produttivo e significativo. Rispondere alle e-mail ti fa sembrare che tu stia facendo qualcosa. Rimanere al passo con la conversazione dell’ufficio in Slack ti fa sentire aggiornato su quello che sta succedendo. Al contrario, afferma Newport, è il lavoro profondo (Deep Work) che in realtà ti porta in modo significativo verso la felicità e la realizzazione. Sperimenti il lavoro profondo quando sei capace di affrontare i tuoi problemi più spinosi. Poiché questi problemi spesso producono le ricompense maggiori, il lavoro profondo è spesso molto più gratificante del lavoro superficiale.

Pensa che in un’intervista l’autore ha detto che inizialmente non intendeva includere un capitolo sull’aspetto appagante del lavoro profondo. Tuttavia, ha trovato così tanti racconti di persone le cui pratiche di lavoro profondo hanno portato a un più profondo senso di felicità e appagamento nel loro lavoro, che alla fine l’ha incluso.

Newport spiega che l’appagamento che deriva dal lavoro profondo si allinea strettamente con le idee di Mihaly Csikszentmihalyi sul “Flusso”. Csikszentmihalyi, psicologo e autore del libro Flow, ha scoperto che quando le persone si concentrano su un compito utile che le spinge al loro limite cognitivo, sperimentano uno stato di flusso, o un senso di appagamento e scopo.

Poiché il flusso si verifica quando stai lavorando sodo per qualcosa che ritieni importante, sembra più probabile che accada quando stai facendo un lavoro profondo a sostegno dei tuoi obiettivi rispetto a quando scorri i post o i commenti su Facebook, che dici?

Pratica n. 1: pianificare il tempo per Deep Work

Dopo aver stabilito cos’è il lavoro profondo e perché è importante, Newport passa a spiegare diversi modi per rendere le pratiche di lavoro profondo parte della tua vita. Il primo passo è ritagliarsi del tempo che dedicherai al lavoro profondo. Avverte che è difficile decidere semplicemente di iniziare un lavoro profondo su due piedi in un momento. È più efficace avvicinarsi al lavoro profondo con struttura, abitudine e disciplina. In altre parole, rendere il lavoro profondo un rituale praticato.

I quattro tipi di pianificazione del lavoro profondo (Deep Work)

Se fai del lavoro profondo un rituale o un’abitudine, non devi più impiegare la tua forza di volontà per superare la distrazione. Newport afferma che è più efficace dedicare del tempo in modo specifico per concentrarsi sul lavoro profondo. Per avere successo nel fare un lavoro profondo a lungo termine, dovrai provare diverse programmazioni per vedere cosa si adatta meglio al tuo stile di vita e alle tue esigenze. Newport offre quattro tipi di programmi di lavoro profondo da prendere in considerazione, ciascuno con requisiti di tempo ed efficacia diversi.

Programma Tipo 1: ISOLAMENTO

Rimuovi il maggior numero possibile di attività lavorative superficiali dalla tua vita. Dedica quasi tutto il tuo tempo al lavoro profondo.

Esempio: alcuni autori scelgono di disconnettersi e non sono raggiungibili tramite e-mail o tramite i social media. Tutta la corrispondenza arriva per posta o tramite il loro editore.

Il vantaggio di questo programma è che ottieni lunghi periodi di lavoro profondo: diventa il tuo stile di lavoro predefinito, non qualcosa per cui devi pianificare. Tuttavia, questo non è fattibile per la maggior parte delle persone, dati i requisiti delle loro carriere.

Programma Tipo 2: PERIODICO

Ritaglia dei periodi regolari ogni settimana, mese o intere parti dell’anno per concentrarti sul lavoro profondo. Il libro sottolinea che il periodo dovrebbe essere di almeno un giorno intero per raggiungere la massima intensità del lavoro profondo. (Come vedremo nel seguente suggerimento sulla pianificazione, è possibile fare alcune ore giornaliere di lavoro approfondito, ma quelle poche ore non saranno all’intensità che otterresti in un’intera giornata di lavoro profondo.)

Esempio: Potresti ritagliarti un blocco di tre giorni della settimana in cui non sei contattabile conservando gli altri due giorni per lavori meno profondi.

Il vantaggio di questo programma è che è più realistico del programma di isolamento. Mettere da parte almeno un’intera giornata di lavoro profondo ti aiuta a raggiungere il massimo livello di concentrazione. Tuttavia, nonostante sia più realistico, è ancora impraticabile per molti lavoratori, che devono svolgere quotidianamente determinati compiti.

Anche se sei un impiegato dipendente che lavora 8 ore al giorno, potrebbe essere possibile adottare un programma periodico, soprattutto perché le aziende normalizzano il lavoro a distanza.

In The Effective Executive, Peter Drucker consiglia di lavorare da casa almeno un giorno alla settimana e pianificando di svolgere i tuoi compiti mentalmente più impegnativi in ​​questo tempo isolato e concentrato.

Programma Tipo 3: GIORNALIERO

Dedica un periodo di tempo regolare ogni giorno per concentrarti sul lavoro profondo.

Esempio: metti da parte la mattina (ad esempio dalle 8 alle 11) per il lavoro profondo, prima di passare al lavoro poco profondo.

La regolarità di questo programma favorisce la formazione di un’abitudine ed è realistica per molte carriere e stili di vita. Tuttavia, questo programma non offre l’intera giornata di lavoro approfondito che l’isolamento o il periodico possono fornire, e quindi non raggiungerai il tuo massimo potenziale di concentrazione.

Tiene presente che per la maggior parte delle persone, la parte più produttiva della giornata è l’ora subito dopo il risveglio perché sei ricaricato e il mondo è relativamente tranquillo e privo di distrazioni. Ha quindi senso provare a programmare il tuo periodo di lavoro profondo al mattino presto.

Programma Tipo 4: AD HOC

Trova un po’ di tempo per fare un lavoro profondo ogni volta che puoi

Esempio: quando sei in viaggio con la tua famiglia, ritagliati qualche ora per lavorare prima di unirti a loro per le attività.

Questo è il programma più flessibile. Puoi fare un lavoro profondo in qualsiasi momento quando è possibile. Ma, poiché è irregolare, è il meno indicato a creare un’abitudine. Richiede la capacità di attivare istantaneamente il lavoro profondo.

Può essere difficile raggiungere con successo un livello di lavoro profondo con un programma ad hoc a meno che tu non abbia allenato la tua capacità di accendere e spegnere il tuo “cervello di lavoro profondo” a piacimento, come un giornalista, per esempio, o se tu “sono fortemente guidati dalla convinzione che il tuo lavoro sia importante e che avrai successo. Nel suo libro So Good They Can’t Ignore You, Newport spiega perché avere un forte senso di scopo è essenziale per fare il tuo lavoro migliore a un livello eccezionale di performance.

Quanto lavoro profondo dovresti cercare di inserire nella tua Giornata?

Newport avverte che c’è un limite alla quantità di lavoro profondo che sarai in grado di svolgere ogni giorno. Anders Ericsson, autore del libro Peak o Numero 1 si diventa, spiega che la maggior parte dei novizi può raggiungere solo un’ora al giorno di intensa concentrazione. Gli esperti che hanno una pratica approfondita possono espandere fino a quattro ore, ma raramente sono in grado di superarle.

Questo è un punto controverso e molti hanno criticato Newport per questo limite apparentemente insensato. Nel suo Podcast ha risposto più volte a queste obiezioni, dicendo che il livello di concentrazione a cui fa riferimento lui per indicare il lavoro profondo (Deep Work) è molto alto e assorbe molte energie mentali e fisiche, mentre il livello di concentrazione a cui siamo abituati in genere a lavorare è più basso, soprattutto per il fatto che fatichiamo moltissimo ad azzerare le distrazioni interne ed esterne per periodi prolungati.

Pianifica le tue giornate

Newport suggerisce diverse tecniche per assicurarti di lasciare a te stesso abbastanza tempo per un lavoro profondo e non essere tentato di impegnarti in un lavoro superficiale durante quel periodo.

Tecnica n. 1 Pianifica l’ora di Internet

Pianifica in anticipo quando utilizzerai Internet. Evitalo completamente al di fuori di questi tempi. Newport fornisce alcuni suggerimenti su come sfruttare al meglio questa pratica:

  •  Tieni un blocco note vicino in cui registrare la prossima volta che hai programmato di utilizzare Internet e tutte le idee che devi rivedere una volta che sei di nuovo online.
  • Pianifica il tuo lavoro in modo da non aver bisogno di Internet per fare progressi. Se rimani bloccato non potendo accedere a Internet, passa a un’altra attività. Pianifica meglio la prossima volta.
  • Se lo fai principalmente al lavoro, non interrompere questa pratica quando torni a casa dopo il lavoro. Altrimenti annullerai l’allenamento che hai fatto al lavoro.

Per la maggior parte dei knowledge worker, non è possibile utilizzare Internet solo in determinati momenti della giornata. Ma se devi utilizzare Internet tutto il giorno, prova almeno a utilizzare app di blocco dei siti Web come Forest, Self Control o Rescue Time per eliminare la tentazione di distogliere la tua attenzione dal lavoro profondo.

Tecnica n. 2 Pianifica ogni minuto della tua giornata e la quantità di profondità

Quindi, pianifica tutto ciò che devi fare durante la giornata. Newport afferma che quando stabilisci obiettivi specifici pianificando in anticipo su cosa lavorerai, è meno probabile che passi ad altre attività. Ecco tre passaggi per pianificare il tuo tempo per raggiungere un buon lavoro profondo:

  • Pianifica le tue attività:

pensa alle attività che devi completare e annota a che ora prevedi di completarle. Newport consiglia di suddividere le attività in blocchi di mezz’ora, assicurandosi di pianificare blocchi di buffer o cuscinetto per gestire le emergenze o le attività che sconfinano un po’ dal tempo assegnato.

Nel 2020, Newport ha pubblicato il libro-agenda The Time-Block Planner, che aiuta i lettori a creare programmi suddivisi in incrementi di mezz’ora e in linea con i loro obiettivi. In questo libro-agenda c’è tutta una prima parte di spiegazione della struttura e del suo metodo di Time-Blocking che è molto ben fatta e spiega i suoi 3 livelli di pianificazione: trimestrale, settimanale e giornaliero.

  • Quantifica la profondità:

Dice anche di stimare e annotare la complessità del “lavoro profondo” di ogni attività. Come regola generale, immagina quanto tempo ci vorrebbe per addestrare un laureato intelligente a svolgere il compito: più tempo è richiesto, più profondo è il lavoro. Ovviamente questa regola non funziona sempre se hai sviluppato un’abilità al punto che è diventata una routine per te. Ad esempio, un chirurgo che opera potrebbe non considerare una certa procedura come lavoro profondo. Una volta che hai finito di quantificare la profondità delle attività della tua giornata, controlla il tuo programma. Se la tua giornata è piena di compiti poco profondi, Newport ti esorta a considerare come sostituirli con qualche lavoro più profondo.

  • Rifletti e modifica il tuo programma:

Newport suggerisce di rivedere l’accuratezza dei tuoi intervalli di tempo alla fine di ogni giornata. Questo ti aiuterà a stabilire obiettivi e aspettative più accurati in futuro. Infatti potresti sentirti scoraggiato se non sei in grado di seguire il tuo programma o ti perdi in qualche distrazione.  Nir Eyal affronta questo sentimento nel suo Libro Indistractable – spiegando che è essenziale pensare al tuo programma come a un esperimento in evoluzione che probabilmente non andrà bene al primo tentativo. Invece di stressarti, pensa a dei modi per costruire un programma più in linea con le tue esigenze.

Tecnica n.3: Stabilisci scadenze ambiziose

Datti scadenze intense che ti costringeranno a concentrarti al limite delle tue capacità. Newport consiglia di stimare per quanto tempo normalmente pianificheresti l’attività. Quindi riduci drasticamente il tempo e impostalo come scadenza.

Delle scadenze intense non solo ti costringono a passare a una modalità di concentrazione profonda o focus, ma possono anche migliorare il tuo lavoro. Quando stabilisci una scadenza ambiziosa, crei una certa quantità di eccitazione emotiva, che, secondo la legge Yerkes-Dodson, è necessaria a raggiungere le massime prestazioni. In altre parole, le persone “lavorano al meglio sotto pressione.”

Pratica n. 2: Costruisci il tuo ambiente di Deep Work

Oltre a programmare il tempo per il lavoro profondo, Newport ti incoraggia a creare un ambiente che supporti il ​​lavoro profondo riducendo i fattori scatenanti della distrazione.

Passaggio 1: creare un ambiente di solo lavoro profondo

Newport suggerisce di decidere uno spazio di lavoro profondo per te, dove andrai solo per svolgere un lavoro profondo (come una sala conferenze, la biblioteca o un ufficio di casa). Separare la tua posizione in questo modo rinforzerà l’abitudine di lavorare in profondità in modo più forte.

Nel libro Atomic Habits di James Clear (Piccole abitudini per grandi cambiamenti nella versione italiana) di James Clear, l’autore discute il potere dell’uso di segnali ambientali per innescare comportamenti desiderabili. Prova ad aggiungere segnali ambientali al tuo spazio, ad esempio accendendo una candela specifica ogni volta che inizi a lavorare. Nel tempo, il tuo cervello assocerà questi segnali con un lavoro profondo ed entrerai più facilmente in uno stato mentale concentrato.

Passaggio 2: sbarazzarsi delle distrazioni

Newport sottolinea che una chiave per dedicare più tempo al lavoro profondo è quella di evitare le distrazioni che ti portano fuori dal lavoro profondo.

Potresti pensare che non sia necessario eliminare tutte le potenziali distrazioni, usando invece semplici tecniche come quella di posizionare il telefono a faccia in giù per evitare di guardare le notifiche. Tuttavia, gli studi dimostrano che quando si lavora al computer, le persone si distraggono, in media, ogni 40 secondi. Anche se il telefono è a faccia in giù sulla scrivania, è comunque una distrazione a portata di mano.

Planimetrie

Newport sostiene che la planimetria dell’ufficio ideale è il modello “hub and spoke”, in cui gli hub centrali, come sale riunioni, aree di pausa e mense, consentono il lavoro in comune e riunioni occasionali e si diramano in raggi che portano in luoghi privati e tranquilli ​​in cui le persone possono svolgere un lavoro profondo.

Se non hai alcun controllo sulla disposizione del tuo spazio di lavoro, potresti provare a creare segnali visivi per mostrare agli altri che vuoi essere lasciati solo. Potrebbe essere un cappello particolare che indossi quando sei in modalità di lavoro profondo o un piccolo cartello “Non interrompere” sopra il tuo monitor.

Social media

Newport afferma che i social media sono insidiosi in quanto sembra che tu stia facendo cose produttive quando in realtà ci guadagni molto meno.

Per iniziare a gestire il modo in cui usi la tecnologia, Newport suggerisce di seguire i seguenti passaggi per esaminare ciascuno dei tuoi strumenti tecnologici per valutarne vantaggi e costi. Questo ti aiuterà a vedere quali strumenti valgono il tuo tempo e quali no.

  • Elenca i tuoi obiettivi.

Fai un elenco dei tuoi obiettivi più importanti: professionali e personali, quindi elenca le due o tre attività che ti aiutano a progredire maggiormente verso questi obiettivi. Newport osserva che queste attività dovrebbero essere sufficientemente specifiche da darti indicazioni, ma sufficientemente generali da essere ripetibili.

  • Esamina i tuoi strumenti tecnologici:

Per ciascuno dei tuoi strumenti principali, ad esempio Facebook, Twitter e Reddit, descrivi come contribuiscono in modo significativo ai tuoi obiettivi importanti.

È importante che tu sia onesto con te stesso sul motivo per cui stai utilizzando lo strumento. C’è una grossa differenza tra chi usa i social media per verificare cosa stanno facendo gli altri sviluppando un sentimento negativo a causa del confronto costante e chi invece usa i social media per chattare con i propri amici sviluppando un benessere positivo grazie a legami sociali rafforzati.

  • Prova a smettere:

se sei indeciso su quanto ti serve uno strumento, fai un esperimento: fai a meno di usarlo per 30 giorni e guarda cosa succede. In seguito, valuta se la tua vita sarebbe stata notevolmente migliore se fossi stato in grado di utilizzare quello strumento.

E-mail

Newport sostiene che le e-mail sono un insidioso buco nero di tempo, sia per i mittenti che per i destinatari. Dice che molte persone usano le e-mail senza pensarci o come un modo rapido per scaricare responsabilità nella casella di qualcun altro. Newport suggerisce diversi modi per ridurre il tempo che dedichi al lavoro superficiale delle e-mail improduttive.

  •  Assicurati che le tue email contengano tutte le informazioni essenziali.

Newport spiega che quando rispondi a un’e-mail, dovresti scrivere: 1) lo stato attuale delle cose; 2) qual è l’obiettivo finale e 3) quali sono i passaggi successivi più efficaci. Questo impedisce valanghe improduttive di posta elettronica e chiude il ciclo mentale per te, impedendo l’accumulo di residui mentali.

Ad esempio, una risposta inefficace potrebbe essere: “Sì, ci vediamo a pranzo. Quando è meglio per te?” Una risposta migliore è: “Ecco i momenti della prossima settimana in cui sono disponibile. Se qualcuno di questi va bene anche a te, fammi sapere e inviami un invito di calendario. Se nessuno di questi funziona, invia un paio di opzioni che ti vanno bene.”

Newport prende l’idea di chiudere il “ciclo mentale” dal sistema Getting Things Done di David Allen. Quando non riesci a definire e delegare chiaramente i passaggi successivi (non importa quanto grande o piccolo sia un progetto), mantieni troppi pensieri e domande senza risposta nel piatto e quella cosa può sembrare dispersa o sfocata. D’altra parte, l’invio di e-mail che chiedono ai destinatari azioni chiaramente definite ti consente di mettere da parte mentalmente il progetto fino a quando l’azione non viene eseguita.

  • Pubblica la tua politica di posta elettronica e rispondi – o non – di conseguenza.

Assicurati che le persone interessate a contattarti sappiano come gestirai le email in arrivo e quali email rifiuterai. Newport suggerisce un messaggio chiaro del tipo: “Per favore contattami via e-mail solo se hai una proposta per una presentazione pubblica, una collaborazione o una introduzione che ritieni possa interessarmi. Tieni presente che potrei non rispondere a meno che non sia adatto al mio programma e interessi».

Le pratiche di Newport non sono una “taglia unica per tutti”. Anche se potrebbero funzionare per alcuni knowledge worker – professori, autori come Newport – la maggior parte dei knowledge worker non è in grado di dire agli altri cosa vogliono e a cosa non vogliono rispondere. Potresti anche, semplicemente rallentare i tempi di risposta, visto che gli esseri umani hanno un bisogno innato di imitarsi a vicenda: se rispondi rapidamente a un collega, lui risponderà rapidamente a te. Rallentare consapevolmente questo scambio significa che riceverai meno e-mail e le e-mail che riceverai saranno più ponderate: eliminando la pressione di una risposta rapida dall’altra parte, concedi loro il tempo di pensare alla loro risposta.

Pratica n. 3: Allena la tua concentrazione

Come discusso, la maggior parte dei principianti può fare solo circa un’ora di lavoro profondo alla volta, ma puoi allenare il tuo cervello a concentrarsi per tratti sempre più lunghi. Newport offre diverse tecniche per questo.

1. Resta nella noia

Newport sottolinea che la maggior parte delle persone, nei momenti di inattività come l’aspettare in coda, tira fuori di riflesso il telefono cellulare per guardare velocemente i social media o i messaggi ricevuti. Dice che riempiendo sempre questi momenti di stimolo basso con un’attività a stimolo alto, esaurisci la capacità del tuo cervello di tollerare la noia. Di conseguenza, anche se programmi del tempo per lavorare in profondità con Deep Work, non sarai in grado di svolgere il lavoro durante quel periodo a meno che tu non rafforzi i “muscoli di messa a fuoco” del tuo cervello. Suggerisce di lasciarsi annoiare consapevolmente nei momenti a basso stimolo.

Esempio: se stai aspettando il tuo amico fuori da un bar, resisti consapevolmente a tirare fuori il telefono. Invece, stai fermo e assorbi tutto ciò che sta succedendo intorno a te.

2. Definire le metriche di successo

Newport suggerisce di creare una metrica chiara in base alla quale è possibile definire il successo delle proprie pratiche di lavoro profondo (o Deep Work). Questa pratica ti aiuta a concentrarti sul fare il tuo lavoro piuttosto che pensare a cosa dovresti fare con il tuo tempo o chiederti se i tuoi risultati sono “abbastanza”.

Esempio: potresti fissare l'obiettivo di scrivere 500 parole ogni 30 minuti: in questo modo, il tuo compito è semplice e ottieni naturalmente due semplici controlli di avanzamento per ogni ora.

Nel Libro “Come smettere di preoccuparsi e iniziare a vivere”, Dale Carnegie afferma che la definizione di piccoli obiettivi o sfide rende il lavoro un po’ come un gioco divertente e ti impedisce di annoiarti o di emarginarti. Ad esempio, se stai arrivando ai 30 minuti con solo 400 parole scritte, probabilmente troverai il finire quelle ultime 100 parole come una sfida interessante.

Pratica n. 4: Sfrutta al massimo il tuo tempo concentrato

Una volta che hai la programmazione e l’ambiente, devi effettivamente fare il lavoro profondo o Deep Work. Newport offre diversi suggerimenti per sfruttare al meglio il tuo tempo focalizzato.

Le 4 Discipline dell’Execution

Newport delinea quattro principi di lavoro profondo che provengono dal libro Le 4 Discipline dell’Execution. Durante sessioni di lavoro profondo, usa questi principi per ottimizzare il tuo tempo e concentrarti sulle cose giuste.

1. Concentrati su ciò che è importante.

Quando scegli su cosa lavorare, cerca di capire quali sono le cose che hanno il maggiore impatto. Quindi, invece di cercare di dire di no a distrazioni banali, dì semplicemente di sì al compito o all’obiettivo più importante. Questo processo aiuta a eliminare le attività superficiali che non supportano i tuoi obiettivi.

Nel suo libro “Built to Last”, Jim Collins delinea i passaggi per creare “obiettivi grandi, pelosi, audaci” o BHAG: ti esorta a creare obiettivi che siano chiari, che ti spingano fuori dalla tua zona di comfort e siano strettamente allineati con i tuo valori fondamentali.

2. Usa le metriche giuste.

Le metriche più utili nel lavoro profondo sono le metriche principali o metriche che puoi utilizzare in “tempo reale” per modificare il risultato. Ad esempio, Newport suggerisce parametri importanti come il numero di pagine che hai scritto o il numero di nuove idee che hai generato. Questi forniscono feedback in tempo reale che ti aiutano a vedere quanto sei efficace nel lavoro profondo. Al contrario, una “metrica in ritardo” sarebbe il numero di articoli che hai pubblicato alla fine del 2021: a quel punto, non puoi tornare indietro e cambiare il tuo comportamento per pubblicare più articoli nell’anno.

Gli autori delle 4 Discipline dell’Execution avvertono che le metriche principali sono più difficili da misurare rispetto alle metriche in ritardo (ad esempio, è più facile misurare quanto pesi, una metrica in ritardo, piuttosto che misurare quante calorie stai mangiando: una metrica principale. Dovrai prendere l’abitudine di raccogliere dati sulle tue metriche principali.

3. Mantieni visibili le tue metriche.

Rendere visibili le tue metriche principali ti motiverà a mantenere l’abitudine e consentirà di celebrare i successi più spesso. Newport suggerisce di mantenere un qualcosa di fisico nell’area di lavoro che mostri la tua metrica principale, come una piccola lavagna in cui segnare le ore trascorse in un lavoro profondo.

Alcuni studi dimostrano che celebrare continuamente piccoli risultati e provare un senso di progresso è un modo abbastanza semplice per aumentare la tua felicità generale: questo è importante perché l’indicatore più forte della produttività è il modo in cui ti senti. Le ricerche rivelano che quando ti senti positivo verso il tuo lavoro, le tue prestazioni produttive aumentano naturalmente.

4. Crea responsabilità ove possibile.

L’analisi periodica del tuo lavoro profondo ti manterrà onesto su quanto sei stato all’altezza dei tuoi obiettivi. Newport spiega che questo esercizio ti mostrerà dove puoi migliorare. Suggerisce di impostare una revisione settimanale per vedere cosa hai ottenuto nell’ultima settimana e fare un piano per la settimana successiva. Se hai avuto una settimana negativa, fai delle modifiche al tuo programma per eliminare i fattori che l’hanno causata.

Se hai difficoltà a modificare i tuoi comportamenti sulla base di una loro revisione periodica, potresti provare ad aggiungere un aspetto più sociale alle tue pratiche di responsabilità. Nel libro Indistractable (Come diventare indistraibili), Nir Eyal raccomanda impegni sociali preliminari, che ti rendono più difficile arrivare a comportamenti indesiderati. Ad esempio, potresti impegnarti a far rivedere a qualcun altro il tuo resoconto di lavoro profondo di ogni settimana. È più probabile che tu stia lontano dal lavoro superficiale e che ti concentri sul raggiungimento dei tuoi obiettivi a causa della pressione aggiuntiva di essere “osservato” da qualcun altro.

Impara a dire no al lavoro superficiale

Newport avverte che, come la maggior parte dei knowledge worker, dovrai affrontare inviti a prendere parte a varie forme di lavoro superficiale, come riunioni, comitati e viaggi. Suggerisce di dire di no a questo lavoro superficiale fornendo una risposta abbastanza vaga così che il richiedente non riesca a trovare una scappatoia che potrebbe usare per farti dire di sì. Ad esempio, potresti dire: “Sembra interessante, ma non posso farcela perché va contro altri impegni già presi” oppure “Grazie per avermi invitato, ma non ce la farò”.

Su questo punto i più critici sottolineano che in molti settori è importante che ogni membro del team contribuisca al gruppo: per loro è ingiusto aspettarsi che gli altri svolgano compiti superficiali mentre tu rifiuti di svolgerli. Il ruolo di Newport come professore non è un’eccezione a questa aspettativa: entrare a far parte di comitati, fare rete e svolgere altri compiti superficiali sta diventando una parte sempre più vitale per trovare lavoro nel mondo accademico.

Ritualizza la chiusura della giornata lavorativa

Per distogliere completamente la mente dal lavoro e rilassarsi, Newport suggerisce di creare un rituale di chiusura. Dice che questo rituale dovrebbe aiutarti a controllare il tuo lavoro per tutto ciò che hai dimenticato e pianificare il tuo prossimo giorno di lavoro. Ad esempio, puoi controllare le tue e-mail per eventuali ultimi elementi urgenti, aggiornare la tua lista di cose da fare, controllare il tuo calendario per le prossime scadenze e dire “Tutto fatto”, o “Shutdown Complete”, o una frase simile per contrassegnare esplicitamente la fine della giornata lavorativa.

Potresti voler aggiungere un tempo di riflessione alla chiusura della tua giornata lavorativa: una ricerca mostra che i dipendenti che trascorrono 15 minuti alla fine della loro giornata lavorativa riflettendo su ciò che hanno imparato durante il giorno ottengono risultati circa il 23% migliori nel loro lavoro rispetto a quelli che non si prendono del tempo per riflettere.

Newport sottolinea che un importante vantaggio del rituale di fine giornata è che aiuta a rassicurarti sul fatto che le cose andranno bene quando lo completi. Quando crei un rituale di spegnimento, invece di sentirti ansioso per i compiti incompiuti, ti sentirai sicuro che tutti i compiti importanti saranno presi in considerazione e che farai progressi significativi il giorno successivo. Questo ti dà più tempo per rilassarti completamente nel tuo tempo libero in cui non lavori, senza avere quei pensieri di lavoro che ti frullano in testa.

Questo rituale stabilisce anche chiari confini tra lavoro e non lavoro, il che è particolarmente importante poiché più knowledge worker cadono nella trappola del troppo lavoro quando lavorano da casa.

Per approfondire quindi tutti questi temi e altro ancora, ti consiglio di leggere il libro Deep Work di Cal Newport che puoi trovare in versione cartacea o digitale cliccando sulla copertina qui sotto.

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